Regolamento Macchine (UE) 2023/1230: cosa cambia per i manuali dal 2027

Ultimo aggiornamento: 23 ottobre 2026

Dal 20 gennaio 2027 i costruttori che vendono macchine nell’Unione europea devono rispettare il Regolamento (UE) 2023/1230, che sostituisce la Direttiva Macchine 2006/42/CE. Per i manuali cambiano tre cose: le istruzioni vanno nella lingua stabilita da ogni Paese di vendita, possono essere fornite in formato digitale a precise condizioni e devono restare disponibili per tutta la vita della macchina.

Da quando si applica e cosa sostituisce?

Il Regolamento è stato pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea il 29 giugno 2023 e si applica dal 20 gennaio 2027. Da quella data prende il posto della Direttiva 2006/42/CE. Essendo un regolamento, vale allo stesso modo in tutti gli Stati membri senza bisogno di una legge nazionale di recepimento.

In che lingua devono essere le istruzioni?

Le istruzioni devono accompagnare la macchina in una lingua facilmente comprensibile dagli utilizzatori, stabilita da ciascuno Stato membro in cui la macchina viene messa a disposizione. Per chi esporta significa preparare e mantenere aggiornata la stessa documentazione in più lingue: una per ogni mercato servito, e a volte più di una per lo stesso Paese.

Le istruzioni possono essere solo digitali?

Sì, ed è la novità più importante: istruzioni e documenti possono essere forniti in un formato digitale stampabile. Le condizioni principali sono queste:

sulla macchina, o nei documenti che la accompagnano, va indicato come accedere alle istruzioni digitali, per esempio con un indirizzo web o un QR code;
le istruzioni devono poter essere scaricate, salvate e stampate, e restare accessibili per la vita prevista della macchina e comunque per almeno 10 anni dalla sua immissione sul mercato;
se al momento dell’acquisto il cliente chiede la copia cartacea, va fornita gratuitamente entro un mese;
se la macchina è destinata anche a utilizzatori non professionali, le informazioni di sicurezza essenziali vanno comunque fornite su carta.

La scelta del formato digitale va valutata nell’analisi dei rischi: se la mancanza del manuale cartaceo può creare un pericolo, la carta resta necessaria.

Cambia qualcosa per la dichiarazione di conformità?

Sì. La dichiarazione di conformità UE può accompagnare la macchina anche come indirizzo internet o codice leggibile da un dispositivo, che rimanda al documento completo. Anche qui conta che il collegamento resti valido nel tempo.

Cosa conviene fare adesso?

Mancano meno di tre mesi alla scadenza. Questi sono i passi che vediamo funzionare meglio nelle aziende manifatturiere:

Fare l’inventario: per ogni modello, quali documenti esistono (manuale, schemi, elenco ricambi, dichiarazioni) e in quali lingue.
Mappare i mercati: per ogni Paese di vendita, la lingua richiesta e chi si occupa della traduzione.
Decidere il formato: dove serve la carta e dove basta il digitale, con un indirizzo stabile o un QR code per ogni macchina.
Fissare un glossario: i termini tecnici dell’azienda tradotti una volta sola, così restano uguali in tutti i manuali.
Organizzare l’archivio: ogni versione ritrovabile per almeno 10 anni, con la revisione legata alla matricola o al lotto.

Come aiuta Sheaf

Sheaf è la piattaforma che abbiamo sviluppato per questo lavoro: si trascina la cartella dell’impianto (Word, PDF ed Excel insieme) e si riceve un fascicolo per ogni lingua, con copertina, indice e numerazione, in 14 lingue. Impaginazione, codici e misure restano identici all’originale, il glossario aziendale mantiene coerenti i termini e ogni fascicolo resta ritrovabile in archivio. Il traduttore umano rivede, invece di ripartire da zero.

Domande frequenti

Il Regolamento vale anche per le macchine già vendute?

No: riguarda le macchine immesse sul mercato o messe in servizio dal 20 gennaio 2027. Le macchine già vendute restano coperte dalle regole in vigore al momento della vendita.

Basta un PDF sul sito?

Può bastare, se è stampabile, raggiungibile da un indirizzo indicato sulla macchina e disponibile per almeno 10 anni, e se l’analisi dei rischi non richiede la carta. Va comunque garantita la copia cartacea gratuita a chi la chiede all’acquisto.

Chi decide la lingua?

Ogni Stato membro stabilisce la lingua (o le lingue) in cui devono essere fornite le istruzioni delle macchine vendute sul suo territorio.

Questo articolo ha scopo informativo e non sostituisce la consulenza di un esperto di sicurezza macchine. Il testo di riferimento è il Regolamento (UE) 2023/1230 pubblicato su EUR-Lex.

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